1,5 Mio. € investiert Symrise in die Digitalisierung seiner Personalarbeit

Das neue System begleitet und organisiert das Auswahlverfahren von der Ansprache der Kandidaten bis zum Firmeneintritt und liefert darüber hinaus eine ständig aktuelle elektronische Personalakte. Wie das dem Unternehmen sowie aktuellen und potenziellen Mitarbeitern nutzt, erklärt Dr. Iñigo Natzel, Leiter Personalwesen, im Interview.

Herr Dr. Natzel, wie wichtig ist die Digitalisierung für die Personalarbeit bei Symrise?

Als verantwortungsvoller Arbeitgeber wollen wir auch hier ganz vorne mit dabei sein. Wir haben uns ein klares Ziel gesetzt: Jede ausgeschriebene Stelle bei Symrise muss innerhalb von 60 Tagen besetzt sein, von der Suche über die Evaluierung der Kandidaten bis zum Einstellungsvertrag. Um das zu erreichen, haben wir damit begonnen, unsere Personalarbeit zu digitalisieren. In das Projekt investieren wir über einen Zeitraum von rund fünf Jahren rund 1,5 Mio. €. Die Aufgaben reichen dabei von einem komplett digitalisierten Auswahlverfahren, das wir Anfang 2018 gelauncht haben, bis zu einer Harmonisierung des Personalmanagements auf einer Plattform.

Lohnt sich ein solch hohes Engagement?

Finanziell wird sich das innerhalb von zwei Jahren amortisieren. Der Aufwand für das Unternehmen wird einfach viel geringer, wenn der Prozess erst einmal läuft. Nehmen wir das Auswahlverfahren als Beispiel: Bisher stellte der Bewerbungsprozess einen ungeheuren Zeit- und Papieraufwand dar, für den Bewerber, aber auch für uns. Wir sind mit Personalteams an 22 Standorten in ­aller Welt verteilt, arbeiten in zig Sprachen. Pro Jahr bekommen wir rund 6.000 Bewerbungen, 70 % davon initiativ. Durch die konsequente Digitalisierung unseres Bewerbungsverfahrens haben wir den Bearbeitungsaufwand extrem verringert. Außerdem können wir interessante Kandidaten, für die es vielleicht an dem einen Standort keinen passenden Job gibt, im Unternehmen weiterempfehlen oder die Daten – wenn die Bewerber das gestatten – für die Zukunft speichern. Wir werden auch weniger Personalberater einsetzen müssen und auch dadurch viel Geld einsparen.

Können Sie den digitalisierten Auswahlprozess im Detail beschreiben?

Wenn zum Beispiel ein Uni-Absolvent in der U-Bahn sitzt und auf seinem Smartphone in einer Online-Stellenbörse, auf unseren ­Seiten oder via Social Media eine Symrise Stellenanzeige entdeckt, kann er sich mit wenigen Klicks bei uns bewerben. Er landet direkt auf unserem Online-Portal „jobs@Symrise“. Dort kann er job­relevante Daten aus beruflichen Profilen wie LinkedIn oder Xing direkt hinein bewegen, anstatt zahlreiche Formularfelder aus­zufüllen. Oder er kann ein Word- oder PDF-Dokument mit seinem Lebenslauf auslesen lassen.

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»Pro Jahr bekommen wir rund 6.000 Bewerbungen, 70 % davon initiativ.«

Nutzen Sie die Daten, die Sie so sammeln, auch für eine ­Vorauswahl?

Unsere Software bietet zwar Algorithmen, mit denen wir nach ­bestimmten Kriterien suchen könnten. Wir wissen aber auch, dass ein Lebenslauf nicht alles ist. Deswegen schauen wir genau hin und laden unsere engeren Kandidaten immer zum Gespräch ein. Eine Ausnahme ist die Ausbildung: Wenn sich Schüler bewerben, sollten sie in Mathematik, Englisch, Deutsch und Chemie eine Durchschnittsnote von mindestens 2,5 erreichen.

Wie hilft Ihnen die Digitalisierung bei der weiteren Auswahl der Kandidaten?

Wir unterstützen die Vorgesetzten durch berufsbezogene Kom­petenzerfassungen, indem wir Tests anbieten, die numerische, sprachliche und strategische Qualitäten abfragen. Das System macht darüber hinaus die Terminabsprache leichter und dokumentiert den Prozess vom ersten Job-Interview über das Feedback der Vorgesetzten bis hin zu sämtlicher Kommunikation. Sobald ein Mitarbeiter dann eine Stelle bei Symrise antritt, bekommt er eine Benutzerkennung, unter welcher der weitere Weg dokumentiert wird: vom Eintritt bis zum Ruhestand oder Austritt aus unserem Unternehmen.

Haben die bestehenden Mitarbeiter auch etwas von der ­Digitalisierung?

Wir haben unseren internen Karrieremarkt überarbeitet, auf dem sämtliche offenen Stellen zwei Wochen vor der externen Ausschreibung veröffentlicht werden. Gleichzeitig legen wir funktionsspezifische Talentpools an, in denen auch Menschen aufgenommen werden, die schon eine Stelle bei Symrise haben. Vielleicht gibt es ja in der Zukunft einen Job, der noch besser zu ihrem Profil passt oder mit dem sie sich weiterentwickeln können. Jeder Mitarbeiter kann sich Erinnerungen einrichten, die genau auf seine Wünsche ausgerichtet sind. Im Jahr 2018 werden wir zudem eine elektronische Personalakte einführen. Ein wichtiger Punkt wird ein Self ­Service sein: Die Beschäftigten können darin Gleitzeittage nehmen, Urlaub beantragen und planen oder Bescheinigungen wie Entgelt­abrechnung oder Krankmeldungen ausdrucken. Das Ziel hier ist: Mehr Service für den Mitarbeiter. Auf allen Ebenen.