1. Accès au site Web et utilisation dudit site
a. Portée et finalité du traitement
Lorsque vous accédez à notre site Web et que vous l’utilisez, nous collectons uniquement les données à caractère personnel que votre navigateur transmet automatiquement à notre serveur. Ces informations sont temporairement stockées dans ce que l’on appelle un fichier journal. Les données à caractère personnel suivantes sont enregistrées dans la mesure nécessaire à la mise à disposition d’un site Web fonctionnel et de nos contenus et services :
- Adresse IP de l’ordinateur demandeur
- Date et heure d’accès
- Nom et URL du fichier récupéré
- Le site Web à partir duquel l’accès est effectué (URL de référence)
- Le navigateur utilisé et, le cas échéant, le système d’exploitation de votre ordinateur ainsi que le nom de votre fournisseur d’accès
b. Base juridique
L’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD sert de base juridique au traitement des données. Le traitement des données mentionnées est nécessaire à la fourniture de nos services et sert donc à la protection d’un intérêt légitime de notre société.
c. Suppression des données et durée de conservation
Les données à caractère personnel de la personne concernée sont effacées ou bloquées dès que la finalité de la conservation est remplie. Les données datant de plus de sept jours sont supprimées. La collecte de données pour la mise à disposition du site Web et le stockage de données dans des fichiers journaux sont absolument nécessaires au fonctionnement du site Web. Par conséquent, l'utilisateur ne peut pas s’y opposer. Les données peuvent être conservées plus longtemps dans les cas particuliers où la loi l’exige.
2. Options de contact
a. Portée et finalité du traitement
Sur notre site Web, nous vous offrons la possibilité de nous contacter par le biais des formulaires prévus à cet effet ou via plusieurs adresses électroniques afin de nous faire part de vos préoccupations, de demander des renseignements sur les produits ou de recevoir des informations sur notre entreprise. Si vous utilisez nos options de contact, les données à caractère personnel suivantes seront traitées :
- Nom
- Adresse électronique
- Pays
- Objet et contenu de votre message
Si vous les fournissez volontairement :
- Adresse
- Numéro de téléphone
- Numéro de fax
- Votre entreprise
Votre adresse électronique, votre nom, votre pays (le cas échéant) ainsi que l’objet et le contenu de votre message servent à attribuer votre requête et à vous répondre. Lorsque vous utilisez nos options de contact, vos données à caractère personnel ne sont pas transmises à des tiers.
b. Base juridique
Le traitement des données décrit ci-dessus (cf. § 4 3. a.) dans le but d’établir un contact est effectué conformément à l’article 6 (1) point a) du RGPD sur la base de la déclaration de consentement que vous avez effectuée.
c. Suppression des données et durée de conservation
Dès que la demande que vous avez formulée aura été traitée et que la question aura été résolue de manière concluante, les données à caractère personnel traitées en rapport avec votre message seront supprimées. Les données peuvent être conservées plus longtemps dans les cas particuliers où la loi l’exige.
3. « Informations aux investisseurs et rapports d’entreprise »
a. Portée et finalité du traitement
Sous l’onglet « Investisseurs », vous pouvez utiliser le bouton « Liste de diffusion des Relations avec les investisseurs » pour appeler un formulaire de contact afin d’être inscrit sur notre liste de diffusion des Relations avec les investisseurs et recevoir la publication de nos annonces trimestrielles et d’autres annonces ponctuelles et/ou demander un exemplaire papier de notre rapport d’entreprise. Lorsque vous vous inscrivez sur la liste de diffusion et/ou que vous demandez un exemplaire papier de notre rapport d’entreprise, nous traitons les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Formule d’appel
- Nom
- Adresse électronique
- Affiliation de l’investisseur
- Langue préférée
- Adresse (uniquement nécessaire pour commander notre rapport d’entreprise)
- Pays
Si vous les fournissez volontairement :
La communication de vos données à caractère personnel, telle que décrite ci-dessus, a pour but de nous permettre de vous envoyer les informations souhaitées à l’adresse (électronique) souhaitée, conformément à votre préférence linguistique. Si vous vous inscrivez sur notre liste de diffusion, vos données à caractère personnel seront traitées par notre prestataire de services basé aux États-Unis, « Nasdaq », en notre nom et conformément à nos instructions (pour plus d’informations, voir le paragraphe 5). Vos données ne seront transmises à aucun autre tiers.
Pour ajouter des destinataires à la liste de diffusion, nous utilisons la procédure dite de double consentement (double opt-in), c’est-à-dire que nous ne vous enverrons la lettre d’information que si vous confirmez d’abord votre inscription via le lien que nous vous envoyons à cet effet dans un e-mail de confirmation. De cette manière, nous voulons nous assurer que vous seul, en tant que propriétaire de l’adresse électronique fournie, pouvez vous inscrire à la lettre d’information. Votre confirmation doit être envoyée rapidement après réception de l’e-mail de confirmation, faute de quoi votre inscription à la lettre d’information sera automatiquement supprimée de notre base de données.
b. Base juridique
Le traitement de vos données à caractère personnel dans le but de vous inscrire à notre liste de diffusion des Relations avec les investisseurs et/ou de vous envoyer notre rapport d’entreprise - tel que décrit au paragraphe 4 2. a. - n’a lieu que si vous nous avez volontairement donné votre consentement dans chaque cas, conformément à l’art. 6 par. 1 phrase 1 point a) du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement dans chaque cas et à tout moment sans effet rétroactif en vous désinscrivant via un lien situé dans le pied de page de la communication aux investisseurs ou en nous envoyant un e-mail à ir@symrise.com.
c. Suppression des données et durée de conservation
Vos données à caractère personnel seront traitées et conservées par nos soins, conformément au paragraphe 4 2. a., aussi longtemps qu’elles seront nécessaires à la transmission de nos rapports trimestriels et autres rapports ponctuels et/ou à la transmission du rapport d’entreprise, ou jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement. Si elles ne sont plus nécessaires pour la finalité visée, ou dès que vous avez retiré votre consentement, vos données à caractère personnel seront supprimées. Les données peuvent être conservées plus longtemps dans les cas particuliers où la loi l’exige.
4. Portail des candidats
a. Portée et finalité du traitement
Sur notre page carrière, vous avez la possibilité de vous renseigner sur les postes vacants et de télécharger votre candidature sur notre portail des candidats. Vos données à caractère personnel ne seront traitées que par nous et uniquement dans le but de gérer votre candidature. Elles pourront être transmises au sein de l’entreprise. Pour plus d’informations sur le traitement des données dans le cadre de votre candidature, veuillez consulter les politiques de protection des données correspondantes sur notre page carrière.
Lorsque vous utilisez notre portail des candidats, nous collectons les données suivantes, qui sont techniquement nécessaires pour que le portail des candidats s’affiche sur votre écran et pour en garantir la stabilité et la sécurité :
- Adresse IP de l’ordinateur demandeur
- Date et heure d’accès
- Nom et URL du fichier consulté
- Site Web à partir duquel l’accès a été effectué (URL de référence)
- Le navigateur utilisé et, le cas échéant, le système d’exploitation de votre ordinateur, ainsi que le nom de votre fournisseur d’accès.
Veuillez noter que vous devez consentir à l’utilisation des cookies fonctionnels pour que le portail des candidats puisse fonctionner.
b. Base juridique
L’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD sert de base juridique au traitement des données. Vous pouvez retirer à tout moment le consentement que vous aviez volontairement accordé en interdisant à nouveau l’utilisation des cookies fonctionnels.
c. Suppression des données et durée de conservation
Dès que les données susmentionnées ne sont plus nécessaires à l’affichage du portail des candidats, elles sont supprimées. Cette opération a lieu après 7 jours. Les données peuvent être conservées plus longtemps dans les cas particuliers où la loi l’exige.
5. Lettre d’information « Alerte Emploi » (page carrière)
a. Portée et finalité du traitement
Sur notre page carrière, vous avez la possibilité de vous abonner à une lettre d’information gratuite, l’« Alerte Emploi ». Vous serez ainsi informé régulièrement, à une fréquence que vous aurez choisie, des nouvelles offres d’emploi. À cette fin, nous avons besoin des données à caractère personnel suivantes vous concernant :
Vos données ne seront pas transmises à des tiers dans le cadre de l’envoi de la lettre d’information.
Pour l’envoi de la lettre d’information, nous utilisons la procédure dite de double consentement, c’est-à-dire que nous ne vous enverrons la lettre d’information que si vous confirmez d’abord votre inscription via le lien que nous vous envoyons à cet effet dans un e-mail de confirmation. De cette manière, nous voulons nous assurer que vous seul, en tant que propriétaire de l’adresse électronique fournie, pouvez vous inscrire à la lettre d’information. Votre confirmation doit être envoyée rapidement après réception de l’e-mail de confirmation, faute de quoi votre inscription à la lettre d’information sera automatiquement supprimée de notre base de données.
b. Base juridique
Le traitement de votre nom et de votre adresse électronique pour l’envoi de la lettre d’information est basé sur votre déclaration de consentement volontaire conformément à l’art. 6, par. 1, phrase 1, point a) du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans effet rétroactif en vous désinscrivant via un lien situé dans le pied de page de notre lettre d’information ou en nous envoyant un e-mail à l’adresse suivante : info@symrise.com.
c. Suppression des données et durée de conservation
Votre nom et votre adresse électronique seront conservés aussi longtemps que vous serez abonné à la lettre d’information. Après vous être désabonné de notre lettre d’information, les données à caractère personnel susmentionnées vous concernant seront supprimées. Les données peuvent être conservées plus longtemps dans les cas particuliers où la loi l’exige.
6. Communication commerciale
a. Portée et finalité du traitement
Sur nos sites Web, vous pouvez choisir de recevoir de notre part des informations (ci-après dénommées : communication commerciale) sur des sujets en rapport avec Symrise, comme par exemple des lettres d’information, des informations sur les nouveaux produits ou des invitations à des événements. Vos informations personnelles ne seront utilisées qu’aux fins décrites ci-dessus et ne seront pas vendues.
Afin de vous proposer de telles communications commerciales, nous utilisons les données à caractère personnel suivantes comme coordonnées permettant de vous contacter :
- Nom
- Adresse électronique
- Entreprise
- Fonction
- Pays/Localisation
Ces informations sont également nécessaires pour s’assurer que vous portez un réel intérêt à Symrise et à ses produits. Pour la collecte et le stockage de vos données à caractère personnel, Symrise AG sera le principal responsable du traitement. Toutefois, si Symrise AG est responsable de l’utilisation de vos coordonnées à des fins de communication commerciale à l’échelle mondiale, il existe également un interlocuteur régional et un interlocuteur local, qui agissent en tant que « co-responsables du traitement » avec Symrise AG. Dans ce contexte, votre pays/localisation est nécessaire pour garantir que vous serez affecté aux interlocuteurs responsables appropriés au sein de Symrise. En d’autres termes, en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel et leur utilisation à des fins de communication commerciale, il y aura un co-responsable du traitement mondial (Symrise AG), un co-responsable du traitement régional (siège régional) et un co-responsable du traitement local (interlocuteur local) uniquement. Outre Symrise AG, qui fait également office de siège régional pour la zone Europe, Afrique et Moyen-Orient, il existe trois autres sièges régionaux, à savoir Symrise APAC pte. Ltd. à Singapour (pour la région Asie-Pacifique), Symrise Inc. aux États-Unis (pour l’Amérique du Nord) et Symrise Aromas e Fragrancias Ltda. (pour l’Amérique centrale et du Sud). Pour connaître votre interlocuteur local, qui est en même temps le co-responsable du traitement local, veuillez consulter la liste des pays. Si votre pays/localisation n’est pas explicitement mentionné dans cette liste (c’est-à-dire si vous faites partie des « autres pays »), votre interlocuteur local sera le siège régional correspondant, comme décrit précédemment.
En outre, si votre pays/localisation ne fait pas partie de l’Espace économique européen (EEE), vos coordonnées sont partagées avec les filiales compétentes en dehors de l’EEE (en ce qui concerne les transferts en dehors de l’EEE, veuillez vous référer au § 5).
De plus, si vous avez indiqué être aux États-Unis, vos données à caractère personnel seront stockées dans notre base de données aux États-Unis, et si vous avez indiqué un autre pays, vos données à caractère personnel seront stockées dans notre base de données aux Pays-Bas.
b. Base juridique
Nous ne traiterons vos données à caractère personnel de la manière décrite ci-dessus (cf. § 4 5. a.) que si vous avez donné votre libre consentement conformément à l’article 6 (1) point a) du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans effet rétroactif en utilisant le lien de désinscription figurant au bas de chaque communication.
c. Suppression des données et durée de conservation
Vos données à caractère personnel susmentionnées (cf. § 4 5 a.) seront conservées pour une durée de trois ans à compter du moment où elles ont été collectées et seront ensuite supprimées, sauf si les co-responsables du traitement compétents obtiennent un autre consentement de votre part. En outre, vos coordonnées seront supprimées si vous vous êtes désabonné de la communication commerciale. Les données peuvent être conservées plus longtemps dans les cas particuliers où la loi l’exige.