Symrise hat im vergangenen Jahr damit begonnen, seinen Personalbereich umzubauen. Aus 3 mach 1, erzählt Dr. Stephanie Coßmann, Symrise-Vorständin für Recht und Personal, im Interview im Hinblick auf die Schaffung eines einheitlichen und globalen HR-Teams für ganz Symrise. Gleichzeitig arbeitet der Personalbereich an der Einführung einer Softwarelösung, welche die Personalarbeit für die Manager, Mitarbeiter und Personaler für die Zukunft erleichtert und andere inhaltliche Zukunftsprojekte unterstützen soll. Drei Führungskräfte aus der HR-Organisation berichten zudem über Details der HR-Strategie.

GUTE UNTERNEHMENSFÜHRUNG

Frau Coßmann, Sie haben im Februar 2023 den Vorstand für das neu geschaffene Ressort Personal und Recht übernommen. Was ist Ihr Eindruck der Unternehmenskultur bei Symrise nach einem Jahr – und wo sehen Sie Herausforderungen?
Symrise hat eine großartige Kultur, das ist mir von Anfang an aufgefallen. Der Mensch und das Miteinander zählen. Die Mitarbeiter sind sehr unternehmerisch unterwegs, pragmatisch und hands-on, wenn es darum geht, Probleme zu lösen. Dem steht manchmal das entgegen, was ich in unserem Bereich auch als größte Herausforderung sehe: Durch das starke Wachstum und die vielen Zukäufe in den vergangenen Jahren hat sich das Unternehmen verändert – und die Strukturen und Prozesse sind noch nicht ganz mitgewachsen. Uns fehlt der Rahmen, sowohl im Personal- als auch im Compliance-Bereich. 

Wie reagieren Sie darauf? 
Damit die Mitarbeiter wieder im Fokus stehen können, wie es sich für unsere Arbeit gehört, müs­sen wir Strukturen schaffen: zum Beispiel für ein nachvollziehbares Gehaltsgefüge, für den Überblick ­darüber, wo wir welche Talente im Konzern haben und für die Performance von Mitarbeitern und Geschäftseinheiten. Sonst bleiben wir in Silos unterwegs. Ausgangspunkt ist das Projekt tHRive, mit dem wir die Personalarbeit fit für die Zukunft machen werden. Ein Kernelement dabei ist, die Rahmenbedingungen und Arbeitsweisen des HR-Teams für das gesamte Unternehmen zu vereinheitlichen. 

Auf welche Weise verändern sich dessen Aufgaben? 
Wir haben vier Centers of Expertise eingeführt, die sich mit „Talent-Acquisition“, „Compensation and Benefits“, „Talent-Management“ sowie „Systems, Analytics and Sustainability“ beschäf­tigen. Das sind alles Zukunftsthemen, die den ­Konzern übergreifend beschäftigen. 

Dadurch verändern sich sicherlich die Tätigkeiten der HR-Kollegen. Können Sie Beispiele dafür nennen?
Im Kampf um neue Mitarbeiter reichen die alten Wege nicht mehr aus. Unsere Recruiter arbeiten nun in globalen Netzwerken, suchen auf LinkedIn und anderen sozialen Medien die Bewerber der Zukunft. Sie kommen mit ihnen ins Gespräch und begeistern sie hoffentlich für uns. Ein anderes Beispiel: Bei der Ver­gütung arbeiten wir an einheitlichen Strukturen und Jobtiteln, um den Austausch auch zwischen den Regionen zu erleichtern. Beim Talent-Management gab es keine einheitlichen Kriterien für die Bewertung und kaum Talentprogramme. Um das alles umzusetzen, führen wir ein Human Capital Management Tool namens Workday ein, dessen erste Module Ende des ­Jahres laufen werden. Bis dahin haben wir noch viel Arbeit vor uns, die vorhandenen Daten im Konzern zu sammeln, zu analysieren und aufzubereiten. Das System wird für uns einen Quantensprung bedeuten, weil wir dann transparenter, schneller und auch fokussierter handeln können. Damit können wir auch das vierte Ziel unserer Arbeit besser bedienen: Im Rahmen unserer Nachhaltigkeitsaktivitäten müssen und wollen wir viel intensiver über unsere Kennzahlen im Bereich Personal berichten, etwa über Diversity und Arbeitssicherheit und entsprechend zukunftsfähig steuern.

Der Aufwand klingt sehr hoch, warum nimmt der HR-Bereich diesen auf sich? 
Wir leben in einer Zeit, in denen sich Unternehmen um Talente bewerben müssen, nicht mehr umgekehrt, wie es früher war. Die Menschen wollen zwar immer noch für ihre Arbeit gut bezahlt werden, aber das Unternehmen mit seinem Purpose und seiner Kultur, mit seinen Produkten und Teams wird immer wichtiger. Da haben wir bei Symrise viel zu bieten – und das wollen wir auch nach vorne stellen.  

Das Unternehmen mit seinem Purpose und seiner Kultur, mit seinen Produkten und Teams wird immer wichtiger. Da haben wir bei Symrise viel zu bieten.Dr. Stephanie Coßmann, Vorständin für Recht und Personal

Auf dem Weg zu „One HR“

Als Programmleiterin von tHRrive setze ich die neue Struktur für unsere HR-Abteilung weltweit auf. Wir waren bisher sehr fragmentiert, hatten in den verschiedenen Regionen und Geschäftsbereichen unterschiedliche Rollen, Prozesse und Standards. Nun arbeiten wir an einem neuen System, das in allen Ländern und Organisationen funktioniert, egal, wie groß sie sind. Das Ziel ist „One HR“, eine globalisierte HR-Community. Dabei haben wir einige Rollen neu definiert. Diese Mitarbeiter werden von Generalisten zu Spezialisten, die unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen. Sie unterstützen die Kollegen in den Regionen bei den globalen Prozessen, die diese wiederum regional herunterbrechen. Personalarbeit hat je nach Land oft eigene Regeln. Die kulturellen Bedingungen sind verschieden, Arbeitsverträge werden unterschiedlich gestaltet und Ge­setze und Regularien sind auch nicht überall gleich. Das gilt es zu berücksichtigen.

Wir sind momentan in einer Übergangsphase zu einem gemeinsamen System mit weltweit harmonisierten Standards, die wir mit unserer HR-Suite Workday abbilden werden. Dafür ist es wichtig, das gesamte Team mitzunehmen. Wir trainieren rund 200 Mitarbeiter, die sehr erfahren in ihren jeweiligen Bereichen sind und vertraut mit den regionalen Besonderheiten. Es ist bemerkenswert, mit welchem Engagement sich unsere Kollegen aus allen Zeitzonen und mit all ihren Expertisen gerade einbringen, um diese Veränderung mitzugestalten. Bei dem Einfinden in eine neue Struktur und dem Arbeiten in einer digitalisierten Prozesslandschaft werden wir unterstützen. Denn eines ist klar: Solche tiefgreifenden Veränderungen bedürfen einer ebenso intensiven Begleitung. Wir dürfen zudem nicht vergessen: Wir bauen eine Rakete im Flug – und das ist eine große Herausforderung. Ich bin aber sehr zuversichtlich, dass wir das zusammen mit den Kollegen und ihren Teams hervorragend umsetzen werden.

Elke Kegelmann, Programmleiterin von tHRive

„Wir sind momentan in einer Übergangsphase zu einem gemeinsamen System mit weltweit harmonisierten Standards, die wir mit unserer HR-Suite Workday abbilden werden.“

Elke Kegelmann,
Programmleiterin von tHRive

Mitarbeiterzufriedenheit im Vordergrund

Mit Workday haben wir uns für eine Plattform entschieden, auf der wir unsere gesamten HR-Prozesse umsetzen können. Das gilt für die HR-Kollegen, die zum Beispiel das ­Recruitment, das Talentmanagament, die Personalplanung und alle weiteren Kernprozesse in vielen Sprachen abbilden können, und auch für die Beschäftigten. Alle Mitarbeiter werden einen Zugang zu Workday bekommen, das wir als Cloud-Lösung in­stallieren. So können sie ihre Daten und Dokumente einsehen und sich über ihre Entwicklungsmöglichkeiten informieren. Wir wollen zufriedene Mitarbeiter, und Workday wird dazu beitragen. Auch die Führungskräfte bekommen ein starkes Werkzeug an die Hand. Sie können zum Beispiel analysieren, welche Talente sie in ihrer jeweiligen Organisation haben, wie sich diese entwickeln und wie sie weitere Schritte mit den Mitarbeitern planen können. In einer weiteren Ausbaustufe wird diese Transparenz auch die Mobilität innerhalb des Konzerns erhöhen.

Indem wir die Mitarbeiter enger einbinden, hoffen wir, sie länger im Unternehmen zu halten. Transparenz und eine offene Unternehmenskultur tragen erfahrungsgemäß dazu bei. Wir wollen alle knapp 13.000 Kollegen erreichen, auch die, die in der Produktion arbeiten. Deshalb legen wir großen Wert darauf, dass die Mitarbeiter Workday auch auf privaten Smartphones nutzen können, natürlich mit klaren Sicherheitsregeln.

Momentan sind wir dabei, die Daten aufzubereiten und Prozesse global abzustimmen. Wir kommen aus einer fragmentierten Systemlandschaft, in der bisher verschiedene Systeme parallel zueinander liefen. Nun müssen wir die Daten sammeln, vali­dieren und bereinigen, um mit Workday sauber starten zu können. Das wird dazu beitragen, Symrise auch langfristig erfolgreich weiterzuentwickeln.

Abdou-Chakour Daro, Head of Global HR Information Systems, Analytics & Sustainability

Schnittstelle zwischen HR und Geschäft

In vielen Unternehmen ist es Aufgabe der HR-Abteilung, denjenigen, die im operativen Geschäft tätig sind, den Rücken freizuhalten. Im Vordergrund stehen Rekrutierung, Employer Branding, Onboarding-Prozesse, Vertragsgestaltungen oder Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen. Das sind wichtige Aufgaben, ohne die ein Unternehmen nicht funktioniert. Bei Symrise gehen wir nun einen Schritt weiter. Wir stellen uns als strategischer Business Partner auf, um HR- und Geschäftsstrategie stärker miteinander zu verknüpfen.

Ein Beispiel dafür ist die strategische Personalplanung, die wir viel intensiver angehen wollen. Wir werden Strukturen dafür schaffen, die Stärken unserer Mitarbeiter weltweit zu erheben. Dadurch sehen wir, wo wir im Unternehmen bestimmte Kom­petenzen benötigen und können die nächsten fünf Jahre besser planen. So können wir die Geschäftstätigkeiten besser steuern und auch einen größeren Austausch von Talenten ermöglichen. Wir übernehmen also keine reine Service-Funktion, sondern denken und gestalten mit – in den jeweiligen Segmenten und auch übergreifend. Dafür haben wir auch eine neue Struktur geschaffen, in der vier HR-Business Partner regional verantwortlich sind, drei weitere übergreifend global für die einzelnen Bereiche der Wertschöpfungskette. Diese enge Verbindung zum Geschäft zeigt sich auch in meiner Person: Ich war Director Category &  Product Management in der Region APAC und gehöre nun als globaler Business Partner zum Leadership Team im Segment Taste, Nutrition & Health. Mit unserer Erfahrung dienen wir als Schnittstellen und können so die Verbindung zwischen Geschäft und HR stärken und ausbauen.

Tanja Schrader, Taste, Nutrition & Health Global HR Business Partner